Stok takip programı: Excel mi, hazır program mı, özel yazılım mı?

Satışta görünen ürünün depoda olmaması, sayımda çıkan farklar, hangi ürünün ne zaman biteceğini bilmemek… Bunların hepsi stok bilgisinin tek ve güncel bir yerde tutulmamasından kaynaklanır. Stok takip programı, her ürün hareketini kaydeden ve stoğun o anki durumunu gösteren yazılımdır. Doğru programı seçmek için önce ne kadar karmaşık bir stok yönettiğinize bakmak gerekir.

#Stok takip programı ne yapar?

• Hareket kaydı: Alış, satış, iade, fire ve depolar arası transfer; her hareketin tarihi ve yapanı.
• Anlık stok: Her ürünün, varsa her deponun ve şubenin güncel miktarı.
• Kritik seviye uyarısı: Belirlenen miktarın altına düşen ürünler için bildirim.
• Varyant ve parti takibi: Beden-renk gibi seçenekler, gerekiyorsa parti ya da son kullanma tarihi.
• Raporlar: En çok satanlar, uzun süredir hareket görmeyen ürünler, dönemsel giriş-çıkış.

#Excel ile stok takibi ne zamana kadar yeter?

Az sayıda ürününüz varsa ve stoğu tek kişi güncelliyorsa Excel şablonu mantıklı bir başlangıçtır. Şu noktalarda yetmemeye başlar:

• Birden çok kişi aynı anda güncelleme yapıyor ve dosyanın hangi sürümünün doğru olduğu bilinmiyor.
• Satış yapıldığında stok kendiliğinden düşmüyor; her satış elle işleniyor.
• Geçmiş hareketler kayboluyor; “bu ürün neden eksik?” sorusunun yanıtı bulunamıyor.
• Bir formül hatası tüm tabloyu sessizce yanlış gösteriyor.

#Excel, hazır program ve özel yazılım

#Barkodlu stok takibi

Barkod, hem hızı hem doğruluğu artırır: ürün girişi, satış ve sayım tek okutmayla yapılır, yanlış ürün seçme hatası ortadan kalkar. Barkod okuyucu kullanılabileceği gibi web tabanlı bir panelde telefon kamerası da okuyucu işlevi görebilir. Ürünlerinizde üretici barkodu yoksa program kendi barkodunu üretip etiket yazdırabilir.

#Entegrasyonlar: asıl farkı yaratan kısım

• E-ticaret sitesi ve pazaryerleri: Satış hangi kanaldan gelirse gelsin stok tek yerden düşer, olmayan ürün satılmaz. Kanalları birlikte yönetmeyi pazaryeri mi, kendi mağazanız mı yazısında ele aldık.
• Muhasebe ve e-fatura: Satış ve alış belgeleri iki kez girilmez.
• Kargo: Gönderilen ürün stoktan düşer, iade geldiğinde geri eklenir.
• Tedarikçi: Kritik seviyeye inen ürünler için sipariş listesi hazırlanır.

#Doğru seçim için sorular

1. Kaç ürün ve varyantınız var, kaç depo ya da şubede tutuluyor?
2. Stoğu kaç kişi, hangi cihazlardan güncelleyecek?
3. Satışlarınız hangi kanallardan geliyor?
4. Parti, seri numarası ya da son kullanma tarihi takibi gerekiyor mu?
5. Hangi raporlara her hafta bakmak istiyorsunuz?

#Nereden başlamalı?

Tek kullanıcı ve az ürünle Excel'den başlamak sorun değildir. Kanal ve kullanıcı sayısı arttıkça hazır bir programa, iş akışınız ya da entegrasyonlarınız özelse size göre yazılmış bir panele geçin. Stok, sipariş ve müşteri yönetimini tek ekranda toplayan yönetim panelleri geliştiriyoruz; online satış da yapıyorsanız e-ticaret hizmetimize ve e-ticaret sitesi kurmak için gerekenler rehberine bakabilirsiniz.